Conditions de vente — Service Mandataire CE

Les présentes conditions complètent les conditions générales du service. En cas de contradiction, elles prévalent pour le service « Mandataire CE » (le « Service CE »). Le mandat écrit signé reste le document de référence pour l’entité désignée, les produits, les textes applicables et les tâches acceptées.

1. Objet et périmètre

Le Service CE permet à un fabricant de désigner une personne physique ou morale établie dans l’Union européenne afin d’exécuter, en son nom, les tâches expressément définies dans un mandat écrit au titre des textes d’harmonisation de l’Union applicables. La désignation ne couvre que les produits, modèles, SKU, marchés, textes et versions expressément acceptés.

1.1 Entité désignée

L’entité exacte, son adresse, son pays d’établissement et ses coordonnées figurent dans le mandat signé. Une autre entité ne peut être substituée qu’après information du fabricant et établissement d’un nouveau mandat ou avenant conforme aux règles applicables.

2. Souscription et activation

2.1 Revue préalable

Toute demande fait l’objet d’une revue réglementaire, documentaire, KYC/KYB et de risque. Le Mandataire peut demander des éléments complémentaires, limiter le périmètre, proposer des conditions particulières ou refuser le dossier. Une demande, un devis ou un paiement ne vaut pas à lui seul acceptation du mandat.

2.2 Mandat, plan et paiement

Le service devient actif uniquement lorsque le dossier est accepté, le Mandataire est assigné, le mandat est signé par les parties et le plan correspondant est payé et actif. La durée et la date d’expiration suivent le cycle mensuel, annuel ou personnalisé indiqué dans le mandat et le plan. Le téléchargement du mandat signé peut rester bloqué tant que le paiement requis n’est pas confirmé.

3. Produits et textes couverts

Le périmètre est déterminé produit par produit. Il dépend notamment de la catégorie, de l’usage prévu, des caractéristiques, des marchés, des textes CE applicables, de la procédure d’évaluation de conformité, des normes utilisées et, le cas échéant, de l’intervention d’un organisme notifié. Le Service CE ne s’étend pas automatiquement à une nouvelle variante, un nouveau SKU, une nouvelle destination ou un texte modifié.

Les produits hors du champ du marquage CE, les régimes spécialisés non expressément acceptés et les catégories exclues par les procédures internes ou l’assurance du Mandataire sont hors périmètre. Les dispositifs médicaux, dispositifs de diagnostic in vitro et produits de construction exigent une acceptation spécialisée distincte.

4. Tâches du Mandataire

Dans la limite du mandat et du texte applicable, les tâches peuvent notamment comprendre :

1. vérifier que la déclaration UE de conformité ou de performance et la documentation technique ont été établies lorsque le texte l’exige ;
2. tenir les déclarations à disposition des autorités et veiller à ce que la documentation technique puisse leur être fournie ;
3. répondre aux demandes motivées des autorités et leur communiquer les informations nécessaires dans la langue requise ;
4. coopérer aux mesures destinées à supprimer ou réduire les risques et informer le fabricant des demandes ou non-conformités reçues ;
5. fournir une copie du mandat aux autorités de surveillance du marché qui la demandent ;
6. accomplir les autres tâches administratives expressément prévues par le mandat et permises par le texte sectoriel applicable.

5. Obligations du fabricant

Le fabricant demeure responsable de la conformité. Il doit notamment :

1. identifier tous les textes et exigences applicables au produit ;
2. réaliser ou faire réaliser l’évaluation de conformité et les essais requis ;
3. établir, maintenir et mettre à jour la documentation technique et l’analyse des risques ;
4. établir et signer la déclaration UE de conformité, apposer correctement le marquage CE et, si nécessaire, le numéro de l’organisme notifié ;
5. fournir des informations complètes, exactes, authentiques et à jour, puis signaler sans délai toute modification, plainte, non-conformité ou incident ;
6. coopérer aux actions correctives et payer les frais dus dans les délais convenus.

6. Limites de la représentation

Le Mandataire n’est ni un organisme notifié, ni un laboratoire, ni une autorité de certification. Il ne délivre pas de certificat CE et ne garantit pas qu’un produit est conforme ou sera accepté par une autorité ou une marketplace. Il ne devient pas fabricant, importateur douanier, distributeur ou propriétaire des produits du seul fait du mandat.

Les obligations propres au fabricant, notamment la conception et la fabrication conformes ainsi que l’établissement initial de la documentation technique lorsque le texte l’interdit, ne peuvent pas être transférées au Mandataire.

7. Documents et conservation

Le fabricant remet les documents dans le format et les langues demandés. La durée de conservation dépend de chaque texte sectoriel et de chaque produit ; elle est souvent de dix ans après la mise sur le marché, mais le délai exact inscrit au mandat prévaut. Les obligations légales de conservation et de coopération survivent à la fin du service pendant la période applicable.

8. Tarifs et frais complémentaires

Le prix, le cycle de facturation, le nombre de produits et les prestations incluses figurent dans le devis, le plan privé ou le mandat. Les travaux hors périmètre, traductions, essais, organismes notifiés, conseils externes, déplacements, rappels, destructions, formalités ou réponses exceptionnelles aux autorités peuvent faire l’objet d’un devis complémentaire.

9. Suspension et résiliation

Le Mandataire ou l’administrateur du service peut suspendre ou résilier le mandat en cas d’impayé, document manquant ou faux, information trompeuse, produit non accepté, modification non déclarée, risque grave, demande d’une autorité, perte d’assurance ou manquement au mandat. En urgence, la suspension peut être immédiate. Le fabricant est informé selon les coordonnées disponibles.

À la fin du mandat, le fabricant cesse immédiatement d’utiliser le nom, l’adresse et les références du Mandataire sur les produits, emballages, documents et offres en ligne, et organise si nécessaire le remplacement du représentant. La résiliation ne régularise pas les produits déjà mis sur le marché.

10. Incidents et autorités

Le fabricant informe immédiatement le Mandataire de toute demande d’autorité, accident, risque, plainte significative, mesure corrective, retrait ou rappel relatif à un produit couvert. Il fournit les personnes, documents et moyens nécessaires pour répondre dans les délais. Le Mandataire peut transmettre aux autorités les informations requises par la loi ou le mandat.

11. Responsabilité

Le fabricant répond du produit, de sa conception, de sa fabrication, de sa documentation et des informations remises. Sous réserve des règles impératives, la responsabilité du Mandataire est limitée aux tâches qu’il a expressément acceptées et au plafond inscrit dans le mandat. Il ne répond pas des défauts intrinsèques, documents inexacts ou incomplets, actes du fabricant ou de tiers, ni des dommages indirects.

12. Confidentialité et données

Les informations commerciales, données KYC/KYB, documents techniques et signalements sont traités pour examiner et exécuter le mandat, facturer le service, gérer les risques et répondre aux obligations légales ou aux autorités. Ils sont protégés et conservés pendant les délais contractuels et réglementaires applicables.

13. Droit applicable et juridiction

Le droit applicable et les tribunaux compétents sont ceux indiqués dans le mandat signé, sous réserve des règles impératives applicables. Lorsque plusieurs mandats couvrent des entités, produits ou textes différents, cette détermination s’effectue séparément pour chacun.